Atualmente, o cenário das empresas encontra-se cada vez mais competitivo, portanto, é essencial que empresas e indústrias procurem constantemente formas de melhorar seus processos, visando tanto a redução de custos, de desperdícios, e entender melhor sobre cada processo realizado. Aqui entra o mapeamento de processos.

Nesse cenário, a otimização de processos é essencial, pois quando uma empresa, independente do tamanho, procurar melhorar nos processos de negócios, a otimização auxilia em serem mais eficientes e competitivas.

Para saber mais sobre, continue lendo nosso artigo!

O que é uma otimização de processo?

A otimização de processos elimina e reduz tarefas desnecessárias, erros e desperdícios,  por meio do mapeamento de processos, identificação, eliminação de falhas e padronização das rotinas.

Portanto, por meio dela, é possível entender e conhecer melhor os seus processos produtivos, visando garantir redução de gastos, tempo e dinheiro.

Objetivos do mapeamento de processos e sua importância

Seu principal objetivo é alcançar os resultados da empresa, mas com menos gastos, tempo, sendo mais eficaz.

Além disso, o acompanhamento do mapeamento permite com que a empresa identifique possíveis falhas e problemas com maior agilidade, portanto, a empresa sofrerá menos, pois poderá se preparar para enfrentar tais problemas.

Uma vez que, por meio da otimização de processos é possível mapear e entender todos os processos que ocorrem na empresa, é possível também entender o que está impedindo a empresa de alcançar melhores resultados, como atividades que não estão gerando valor, ou consumindo maiores recursos financeiros.

Ademais, ao melhorar os processos, a empresa apresentará um trabalho mais eficiente e objetivo, elevando a qualidade de seus serviços.

Mas quais são os benefícios e vantagens?

O mapeamento de processos possui diversos benefícios como:

Redução de custos

Ao realizar o mapeamento de processos, é possível analisar as entradas e saídas de todos os processos, gastos de recursos humanos, financeiros e materiais utilizados nos processos, portanto, fica mais fácil de identificar onde há um desequilíbrio de gastos, possibilitando a empresa de verificar e fazer um melhor planejamento dos gastos.

Redução dos erros

Após o mapeamento, montar um documento com possíveis melhorias nos processos, contando desde o tempo estimado para realizar determinado processo, até quais recursos são necessários é importante.

Portanto, o processo passa a se tornar padronizado, e independente de quem for executar, será o mesmo, reduzindo a possibilidade de erros.

Atividades mais integradas 

Com a otimização dos processos, as atividades passam a ser sequenciadas, o que possui muita importância ao saber de onde uma tarefa parte até onde ela vai, pois cada colaborador vê de forma clara suas responsabilidades e em como todos os processos se ligam, resultando em um maior compartilhamento de informações e participação.

Melhor gestão de tempo

Ao identificar quais atividades não estão gerando valor e são desnecessárias, as mesmas podem ser eliminadas sem prejuízo, e com a elaboração de documentos que padronizam o processo, o trabalho se tornará mais eficiente, com uma gestão de tempo melhor.

Maior eficiência/ crescimento de resultados

Como resultado de todos os benefícios citados anteriormente, os processos passam a ser realizados com menos custos, menos tempo, com maior qualidade, menos falhas, portanto, com maior eficiência e melhoria nos resultados.

Também resultando em um destaque no mercado, uma vez que as entregas serão de melhor qualidade, satisfazendo todas as necessidades dos clientes.

Metodologias do Mapeamento de Processos

Para realizar o mapeamento de processos existem algumas metodologias. Algumas das mais utilizadas são:

Fluxograma

Um dos métodos mais simples. Consiste em utilizar formas e símbolos padronizados para representar cada etapa de maneira simples e visual. 

Esses símbolos gráficos utilizados  são padronizados para que qualquer pessoa possa entender. Por exemplo, cada atividade é representada por um retângulo, enquanto a direção dos fluxos são indicados por setas. Porém, suas notações são um pouco limitadas.

Fluxograma horizontal

Já o fluxograma horizontal, é uma versão um pouco mais completa do fluxograma, contendo mais detalhes de cada etapa do processo.

Ele consiste em uma matriz onde, no eixo horizontal são representadas cada uma das etapas, enquanto no eixo vertical há os responsáveis por cada uma delas.

Mapofluxograma

O mapofluxograma é como uma junção do fluxograma com o layout da linha de produção de uma fábrica, ou seja, consiste em fazer o fluxograma sobre a planta.

Uma vantagem dessa metodologia é a fácil visualização dos trajetos dos materiais e das pessoas durante o processo.

UML – Unified Modeling Language

A UML foi criada para estabelecer uma linguagem de modelagem visual comum para arquitetura, design e implementação de sistemas de software complexos. Ela associa elementos de diferentes maneiras para formar diagramas que representam tanto aspectos estáticos quanto dinâmicos de um sistema.

BPMN – Business Process Model and Notation

Por fim, há a metodologia BPMN que é a mais utilizada.  Ela possui símbolos e cores padronizadas facilitando o entendimento, além de representar o processo de maneira simples e intuitiva. 

A simbologia do BPMN consiste em objetos de fluxo, objetos de conexão, raias e artefatos.

Passo a passo do mapeamento de processos

Agora você já sabe o que é um mapeamento de processos, além da sua importância e os benefícios que pode ter ao realizá-lo. Mas agora deve estar se perguntando “como posso de fato realizar esse mapeamento de processos?”. Confira a seguir todos os passos:

Passo 1: Entenda seu negócio e estude o processo

Antes de tudo, você precisa ter uma visão geral do seu negócio. Você vai estabelecer um processo desde o começo? Ou gostaria de otimizar um já existente? 

No segundo caso, você precisa determinar qual dos processos será mapeado. Para isso, estude e entenda quais processos não estão funcionando no seu máximo potencial. Além disso, leve também em consideração a missão, visão e valores da sua empresa!

Passo 2: Identifique o começo e o final do seu processo

Antes de seguir para o próximo passo, vamos ver os conceitos de entradas (também chamadas de input ou insumos) e saídas (ou output). As estradas são tudo que o processo recebe, seja matérias primas ou informações e dados. Já as saídas são os produtos, ou seja, aquilo que é entregue, seja para o cliente ou para seguir como entrada para outro processo.

Agora que você já sabe o que é uma entrada e uma saída, identifique em seu processo quais são elas. Onde ele começa? Onde você quer chegar? 

Busque entender qual é o objetivo final do seu mapeamento de processo. Pode ser, por exemplo, eliminar burocracias, simplificá-lo, modernizá-lo, evitar possíveis erros, padronizá-lo, entre muitos outros.

Passo 3: Identifique quais são seus fornecedores e seus clientes

Para o mapeamento de processos, um cliente é quem receberá o resultado, Ele pode ser tanto pessoas, quanto departamentos, outro processo, um órgão de fiscalização, entre outros.

Já um fornecedor é o responsável por iniciá-lo. Assim como os clientes, pode ser pessoas, departamentos ou outro processo.

Passo 4: Entenda e ordene as atividades

Nessa etapa do mapeamento de processos, você deve estudar e analisar todas as etapas intermediárias. O que você precisa fazer para alcançar seu objetivo?

Veja todos os passos e atividades que deverão acontecer durante o processo para chegar na saída desejada. Colete o máximo de informações que conseguir. Quanto mais, melhor!

Além disso, determine todas as pessoas envolvidas com esse processo. Compartilhe suas ideias com sua equipe, afinal eles serão afetados pelas mudanças ou por possíveis falhas. Se achar necessário, forneça treinamentos.

Por exemplo, durante o mapeamento do processo, se você decidiu implementar um software diferente, mas antes de poderem começar a utilizá-lo, seus funcionários precisam aprender como fazer isso.

Assim, para facilitar este passo, tenha em mente as perguntas: quem? o quê? quando? como? onde? e por quê?

Passo 5: Monte o fluxo de trabalho

Agora é o momento de juntar todas as informações reunidas nos passos anteriores para montar o fluxo de trabalho! Para isso você pode usar qualquer tipo de mapeamento de processo, como já citado anteriormente.

Lembre-se de pensar em como uma atividade se liga com as demais. Ademais, tente deixá-lo fácil e intuitivo de ler. Use desenhos e símbolos, colocando todas as atividades em ordem.

Depois de terminar, não esqueça de verificá-lo, para ter certeza que contém todas as informações necessárias e evitar possíveis falhas.

Passo 6: Implantar e monitorar

Fluxo de trabalho pronto? Então é a hora de colocar em prática! Mas não esqueça que mesmo depois de implantar o mapeamento de processos, deve-se analisá-lo periodicamente.

Verifique se o processo está sendo executado da maneira que deveria, se as pessoas envolvidas estão seguindo o fluxo, se existem etapas faltando ou então, etapas redundantes.

Busque sempre a melhoria contínua dos seus processos, gerando, assim, mais agilidade e eficiência para o seu negócio.Ficou com alguma dúvida? Clique aqui para conversar com um de nossos consultores!